第一步啟動UFO，建立報表

　　點取安裝UFO時自動生成的UFO程序組可啟動UFO.

　　啟動UFO后，首先要創建一個報表。點取“文件”菜單中的[新建]命令或點取新建圖標后，建立一個空的報表，并進入格式狀態。這時可以在這張報表上開始設計報表格式，在保存文件時用自己的文件名給這張報表命名。

　　第二步設計報表的格式

　　報表的格式在格式狀態下設計，格式對整個報表都有效。可能包括以下操作：

　　①設置表尺寸：即設定報表的行數和列數。

　　②定義行高和列寬。

　　③畫表格線。

　　④設置單元屬性：把固定內容的單元如“項目”、“行次”、“期初數”、“期末數”等定為表樣單元；把需要輸入數字的單元定為數值單元；把需要輸入字符的單元定為字符單元。

　　⑤設置單元風格：設置單元的字型、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。

　　⑥定義組合單元：即把幾個單元作為一個使用。

　　⑦設置可變區：即確定可變區在表頁上的位置和大小。

　　⑧確定關鍵字在表頁上的位置，如單位名稱、年、月等。

　　設計好報表的格式之后，可以輸入表樣單元的內容，如“項目”、“行次”、“期初數”、“期末數”等。如果您需要制作一個標準的財務報表如資產負債表等，則可以利用UFO提供的財務報表模板自動生成一個標準財務報表。UFO還提供了11種套用格式，可以選擇與報表要求相近的套用格式，再進行一些必要的修改即可。

　　第三步定義各類公式

　　UFO有三類公式：計算公式（單元公式）、審核公式、舍位平衡公式、公式的定義在格式狀態下進行。

　　計算公式定義了報表數據之間的運算關系，在報表數值單元中鍵入“=”就可直接定義計算公式，所以稱為單元公式。

　　審核公式用于審核報表內或報表之間的鉤稽關系是否正確，需要用“審核公式”菜單項定義。

　　舍位平衡公式用于報表數據進行進位或小數取整時調整數據，避免破壞原數據平衡，需要用“舍位平衡公式”菜單項定義。

　　第四步報表數據處理

　　報表格式和報表中的各類公式定義好之后，就可以錄入數據并進行處理了。報表數據處理在數據狀態下進行。可能包括以下操作：

　　①因為新建的報表只有一張表頁，需要追加多個表頁。

　　②如果報表中定義了關鍵字，則錄入每張表頁上關鍵字的值。

　　例如，錄入關鍵字“單位名稱”的值：給第一頁錄入“甲單位”，給第二頁錄入“己單位”給第三頁錄入“丙單位”等。

　　③在數值單元或字符單元中錄入數據。

　　④如果報表中有可變區，則可變區初始只有一行或一列，需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中錄入數據。

　　隨著數據的錄入，當前表頁的單元公式將自動運算并顯示結果。如果報表有審核公式和舍位平衡公式，則執行審核和舍位。需要的話，做報表匯總和合并報表。

　　第五步報表圖形處理

　　選取報表數據后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動；圖形的標題、數據組可以按照您的要求設置。圖形設置好之后可以打印輸出。

　　第六步打印報表

　　可控制扣印方向，橫向或縱向打印；可控制行列打印順序；不但可以設置頁眉和頁腳，還可設置財務報表的頁首和頁尾；可縮放打印；利用打印預覽可觀看打印效果。

　　第七步退出UFO

　　所有操作進行完畢之后，不要忘了保存報表文件。保存后可以退出UFO系統。如果忘記保存文件，則UFO在退出前將提醒用戶保存文件。

　　在以上步驟中，第一、二、四、七步是必需的，因為要完成一般的報表處理，一定要有啟動系統建立報表、設計牿式、數據處理、退出系統這些基本過程。在實際應用時，具體的操作步驟應視情況而定。

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